Independientes: ¿restar costos y gastos o tomar el 25% exento? Comparación con números
Por el equipo contable de Deklarar · Actualizado el · 6 min de lectura
Respuesta rápida
Si eres independiente con rentas de trabajo no laborales, debes elegir: restar costos y gastos con soporte o tomar la renta exenta del 25% (máximo 790 UVT). Como regla práctica, si tus costos procedentes superan el 25% de tu ingreso neto (ingresos menos aportes obligatorios), te conviene restar costos; si son menores, gana el 25%. Haz siempre ambos cálculos antes de declarar.
Esta es probablemente la decisión que más pesa en la declaración de un independiente, y muchos la toman por costumbre. La ley te da dos caminos excluyentes para tus honorarios o pagos por servicios, y elegir el equivocado puede costarte millones. Aquí comparamos ambos con números reales del año gravable 2026 y te damos una regla simple para decidir.
La regla: parágrafo 5 del artículo 336
Las personas naturales con rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral pueden restar los costos y gastos imputables a esas rentas que cumplan los requisitos del Estatuto Tributario. Si lo hacen, no pueden aplicar la renta exenta del 25% del art. 206 numeral 10. El resto de la depuración sigue igual para ambas opciones: primero restas los aportes obligatorios a salud y pensión, y las demás deducciones (dependientes, prepagada, intereses de vivienda) se manejan dentro del límite de la cédula general.
| Aspecto | Opción costos y gastos | Opción 25% exento |
|---|---|---|
| Qué restas | Costos y gastos reales, con soporte | 25% del ingreso neto depurado |
| Tope | Lo que soportes y sea procedente | 790 UVT al año ($41.375.460 en AG 2026) |
| Límite del 40% | En general no compite con ese límite | Sí está dentro del 40% y 1.340 UVT |
| Soportes | Facturas, documentos soporte, pagos bancarizados | No requiere facturas de gastos |
| Riesgo de fiscalización | Mayor: la DIAN puede rechazar gastos | Menor: es un cálculo |
Caso 1: consultor con pocos costos (año gravable 2026)
Sofía es consultora. Factura $120.000.000 en el año y sus costos procedentes con soporte suman $15.000.000.
- Aportes obligatorios: IBC del 40% de $10.000.000 mensuales = $4.000.000; con 28,5% (salud y pensión) son $1.140.000 al mes, $13.680.000 al año.
- Ingreso neto: $120.000.000 − $13.680.000 = $106.320.000.
Opción A, 25% exento.
- 25% de $106.320.000 = $26.580.000 (menor que 790 UVT y que el 40%, $42.528.000).
- Renta líquida gravable: $106.320.000 − $26.580.000 = $79.740.000 (1.522,51 UVT).
- Impuesto: ($79.740.000 − $57.087.660) × 19% = $22.652.340 × 19% = $4.303.945.
Opción B, costos.
- Renta líquida gravable: $106.320.000 − $15.000.000 = $91.320.000 (1.743,61 UVT, ya en el tramo del 28%).
- Impuesto: ($91.320.000 − $89.035.800) × 28% + 116 UVT = $639.576 + $6.075.384 = $6.714.960.
Resultado: el 25% le ahorra a Sofía $2.411.015. Sus costos ($15.000.000) son menores que el 25% de su ingreso neto ($26.580.000).
Caso 2: independiente con costos altos (año gravable 2026)
Ricardo es productor audiovisual. Factura los mismos $120.000.000, pero alquila equipos, paga editores y arrienda una oficina: sus costos procedentes con factura suman $50.000.000. Su ingreso neto también es $106.320.000.
Opción A, 25% exento. Igual que Sofía: impuesto de $4.303.945.
Opción B, costos.
- Renta líquida gravable: $106.320.000 − $50.000.000 = $56.320.000 (1.075,34 UVT).
- Como la base está por debajo de 1.090 UVT, el impuesto es $0.
Resultado: restar costos le ahorra a Ricardo $4.303.945.
Factores que inclinan la balanza
- El límite del 40%. El 25% compite con dependientes, prepagada, intereses de vivienda y aportes AFC dentro del límite del 40% y 1.340 UVT. Si ya tienes muchos de esos beneficios, el 25% puede quedar recortado y los costos ganan atractivo. Revisa cómo funciona el límite del 40%.
- La calidad de tus soportes. Un gasto sin factura electrónica o documento soporte, o pagado en efectivo por encima de lo permitido, puede ser rechazado. Si no estás seguro de poder probar tus costos, el 25% es más seguro.
- La relación con tu actividad. Solo cuentan costos y gastos necesarios, proporcionados y relacionados con la generación de esa renta (art. 107). El mercado de la casa, la ropa personal o las vacaciones no son costos.
- Ingresos del exterior. Si facturas a clientes de fuera, el análisis es el mismo, pero con tasa de cambio y soportes en otra moneda; ver freelancers con pagos del exterior.
Soportes que necesitas si eliges costos
- Factura electrónica a tu nombre (con tu cédula o NIT) por cada compra o servicio.
- Documento soporte cuando le pagas a alguien que no está obligado a facturar.
- Pagos por medios bancarios (transferencia, tarjeta), sobre todo en montos relevantes.
- Contratos de arriendo, de prestación de servicios con tus colaboradores y sus planillas, si aplica.
- Un registro ordenado que relacione cada gasto con tu actividad.
Cómo decidir en cinco pasos
- Suma tus ingresos brutos de rentas de trabajo no laborales del año.
- Resta tus aportes obligatorios a salud y pensión: ese es tu ingreso neto.
- Calcula el 25% de ese valor (sin pasar de 790 UVT).
- Suma solo los costos que puedas soportar con documentos válidos.
- Calcula el impuesto con ambas opciones, considerando tus demás deducciones y el límite del 40%, y elige la de menor impuesto.
Para el año gravable 2026, todavía estás a tiempo de ordenar facturas y pagos antes del 31 de diciembre de 2026. La visión general de este perfil está en declaración de renta para independientes y el detalle de la exención en renta exenta del 25%.
Preguntas frecuentes
¿Puedo restar costos y también tomar el 25% exento?
No sobre las mismas rentas de trabajo no laborales. El parágrafo 5 del art. 336 dice que, si restas costos y gastos imputables a esas rentas, no puedes aplicar la renta exenta del 25%. Debes escoger una de las dos opciones en tu declaración.
¿Cuándo me conviene más restar costos que el 25%?
En general, cuando tus costos procedentes con soporte superan el 25% de tu ingreso neto, es decir, tus ingresos menos aportes obligatorios. También pueden convenir si el límite del 40% te está recortando el 25% porque ya tienes otras deducciones o rentas exentas.
¿Qué gastos puede restar un independiente?
Los necesarios y relacionados con su actividad productiva: arriendo de oficina, equipos, software, servicios contratados, transporte de trabajo, publicidad, entre otros, siempre con factura electrónica o documento soporte. Los gastos personales o familiares no son procedentes aunque los pagues con el dinero de tus honorarios.
¿Si tengo salario y honorarios, la elección afecta mi salario?
No. La elección aplica a tus rentas de trabajo no laborales. Tu salario como empleado sigue teniendo su propia renta exenta del 25% dentro de las reglas generales. Igual, todo convive en la cédula general y comparte el límite del 40% y 1.340 UVT.
¿Puedo cambiar de opción de un año a otro?
La elección se toma en cada declaración según tus cifras del año, así que conviene recalcular cada vez. Si tus costos suben o bajan, la opción más favorable puede cambiar. Ante dudas sobre un caso particular, revisa con un contador antes de presentar.
Esta guía es informativa y se basa en el Estatuto Tributario y la normativa DIAN vigente a la fecha de actualización. No constituye asesoría tributaria individual; cada caso debe revisarlo un contador. Deklarar es un servicio privado y no está afiliado a la DIAN.