Declaración de renta para independientes y contratistas: retenciones, seguridad social y ejemplo
Por el equipo contable de Deklarar · Actualizado el · 6 min de lectura
Respuesta rápida
Los independientes (contratistas, profesionales por honorarios) declaran sus ingresos como rentas de trabajo no laborales en la cédula general. Restan sus aportes obligatorios a salud y pensión, cotizados sobre el 40% de sus ingresos, y luego eligen entre restar costos y gastos con soporte o tomar la renta exenta del 25% (hasta 790 UVT). Al impuesto resultante le descuentan las retenciones que les practicaron sus clientes.
Si trabajas por prestación de servicios, cobras honorarios o facturas tus servicios profesionales, no tienes un empleador que haga las cuentas por ti. Tus clientes te retienen en la fuente, tú pagas tu propia seguridad social y, al final del año, la declaración de renta define cuánto impuesto real te corresponde. La buena noticia: tienes una decisión que los asalariados no tienen, y bien tomada puede ahorrarte mucho dinero.
¿Cuándo debe declarar un independiente?
Igual que cualquier persona natural residente: si cumples cualquiera de los topes. El más frecuente para independientes es el de ingresos brutos (1.400 UVT) y el de consignaciones, porque todo lo que te pagan entra a tus cuentas.
| Año gravable | Se declara en | Ingresos o consignaciones | Patrimonio bruto |
|---|---|---|---|
| 2025 | 2026 (plazo general vencido el 26 de octubre de 2026) | $69.718.600 | $224.095.500 |
| 2026 | 2027 | $73.323.600 | $235.683.000 |
Si estás inscrito en el Régimen SIMPLE, no presentas el Formulario 210 sino la declaración anual del SIMPLE; compara ambas opciones en régimen SIMPLE para persona natural.
Cómo se clasifican tus ingresos
Los honorarios y los pagos por servicios personales son rentas de trabajo no laborales, dentro de la cédula general. Si además tienes salario, ambos se declaran en la misma cédula pero con tratamiento distinto. La diferencia completa está en rentas de trabajo. Si tu actividad es comercial (vendes bienes, no servicios personales), puede tratarse como renta no laboral; vale la pena revisarlo con un contador.
Seguridad social: el 40% que reduce tu base
Como independiente cotizas a salud y pensión sobre un ingreso base de cotización (IBC) equivalente al 40% de tus ingresos mensuales. Esos aportes obligatorios son ingresos no constitutivos de renta: se restan de tus ingresos brutos antes de cualquier otro beneficio. Guarda las planillas PILA pagadas, porque son tu soporte. Si un mes no cotizaste o cotizaste sobre un valor menor, ese aporte no pagado no puedes restarlo.
La gran decisión: costos y gastos o 25% exento
Por el parágrafo 5 del art. 336, si tienes rentas de trabajo no laborales puedes:
- Restar costos y gastos procedentes, con factura electrónica o documento soporte (arriendo de oficina, equipos, software, transporte de trabajo, asistentes), o
- Tomar la renta exenta del 25%, con máximo 790 UVT al año ($41.375.460 en el año gravable 2026).
No puedes usar las dos sobre las mismas rentas. Si tus costos son bajos, el 25% suele ganar; si son altos, conviene restarlos. Hicimos la comparación con dos casos numéricos en independientes: costos o 25% exento.
Retención en la fuente y anticipo
Las empresas y algunas personas que te pagan deben retenerte en la fuente sobre tus honorarios o servicios. La tarifa depende del concepto y de tu situación; revisa siempre el certificado de retenciones que te expidan. Esas retenciones se restan en tu declaración y, si superan tu impuesto, generan saldo a favor.
Además, como cualquier declarante, liquidas un anticipo del impuesto del año siguiente: 25% del impuesto neto el primer año, 50% el segundo y 75% desde el tercero, menos las retenciones. Para un independiente que empieza a facturar más, el anticipo puede ser una sorpresa; te explicamos cómo reducirlo en anticipo del impuesto de renta.
Facturación electrónica
Algunos independientes están obligados a expedir factura electrónica, por ejemplo cuando son responsables de IVA o cumplen otras condiciones que fija la DIAN. Si no estás obligado, normalmente quien te contrata emite un documento soporte por el pago. Ser responsable de IVA, por sí solo, te obliga a declarar renta. Como las reglas dependen de tu actividad y de tus ingresos, confirma tu caso con un contador o en el portal de la DIAN.
Ejemplo: contratista con $8.000.000 al mes (año gravable 2026)
Javier es consultor y factura $8.000.000 mensuales durante 2026. Sus costos reales son mínimos, así que elige la renta exenta del 25%.
1. Ingresos brutos. $8.000.000 × 12 = $96.000.000. Supera $73.323.600: declara en 2027.
2. Seguridad social. IBC: 40% de $8.000.000 = $3.200.000 al mes. Con 12,5% de salud y 16% de pensión (28,5% en total), aporta $912.000 al mes, es decir $10.944.000 al año (sin contar ARL).
- Ingreso neto: $96.000.000 − $10.944.000 = $85.056.000.
3. Renta exenta del 25%. $85.056.000 × 25% = $21.264.000 (menor que 790 UVT, $41.375.460). El límite del 40% es $34.022.400, así que no hay recorte.
4. Renta líquida gravable. $85.056.000 − $21.264.000 = $63.792.000, equivalente a 1.218,01 UVT.
5. Impuesto. ($63.792.000 − $57.087.660) × 19% = $6.704.340 × 19% = $1.273.825 aprox.
6. Retenciones. Javier resta las retenciones que le practicaron sus clientes según sus certificados. Si suman más de $1.273.825, tendrá saldo a favor (menos el anticipo que corresponda).
Soportes que debe tener un independiente
- Contratos y certificados de retención de cada cliente.
- Facturas electrónicas emitidas o documentos soporte recibidos.
- Planillas PILA pagadas de todo el año.
- Facturas de costos y gastos, si eliges restarlos.
- Extractos bancarios, para conciliar con tus consignaciones e ingresos.
- Información exógena descargada del portal DIAN.
Puedes ver la lista completa por perfil en documentos para declarar renta. Si recibes pagos de clientes en el exterior, hay reglas adicionales de tasa de cambio y fuente; ver freelancers con pagos del exterior.
Preguntas frecuentes
¿Un contratista por prestación de servicios debe declarar renta?
Sí, si cumple cualquiera de los topes del año: ingresos brutos de 1.400 UVT o más, patrimonio bruto superior a 4.500 UVT, consignaciones, compras o consumos con tarjeta superiores a 1.400 UVT, o ser responsable de IVA. Que le retengan en la fuente no lo exime de declarar.
¿Los aportes a seguridad social de un independiente se pueden restar?
Sí. Los aportes obligatorios a salud y pensión, cotizados sobre el 40% de tus ingresos, son ingresos no constitutivos de renta y se restan antes de calcular rentas exentas o costos. Debes tener las planillas PILA efectivamente pagadas como soporte.
¿Un independiente puede tomar el 25% exento y además restar costos?
No sobre las mismas rentas de trabajo no laborales. El parágrafo 5 del art. 336 obliga a elegir: si restas costos y gastos procedentes, no puedes tomar la renta exenta del 25%. Lo recomendable es calcular ambas opciones y quedarte con la que deje menor impuesto.
¿Qué pasa si mis clientes no me retuvieron en la fuente?
Igual debes declarar y pagar el impuesto que resulte. Sin retenciones, todo el impuesto y el anticipo se pagan con la declaración. Por eso conviene separar mensualmente una parte de tus honorarios para cubrir el pago del año siguiente.
¿Me conviene más el Régimen SIMPLE que la renta ordinaria?
Depende de tus ingresos, tus costos y tu actividad. El SIMPLE sustituye el impuesto de renta con tarifas sobre ingresos brutos y anticipos bimestrales, y tiene topes de ingresos propios para profesiones liberales. Compara ambos escenarios con números antes de inscribirte.
Esta guía es informativa y se basa en el Estatuto Tributario y la normativa DIAN vigente a la fecha de actualización. No constituye asesoría tributaria individual; cada caso debe revisarlo un contador. Deklarar es un servicio privado y no está afiliado a la DIAN.