Certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220): qué contiene y cómo pasarlo al Formulario 210
Por el equipo contable de Deklarar · Actualizado el · 6 min de lectura
Respuesta rápida
El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) es el documento que tu empleador o pagador de pensión te entrega con el total de pagos laborales o pensionales del año, los aportes obligatorios a salud y pensión y la retención en la fuente practicada. Es la base para diligenciar las rentas de trabajo o pensiones en tu Formulario 210. Si no te lo entregan, pídelo por escrito.
Si eres empleado o pensionado, el certificado de ingresos y retenciones es el documento más importante para tu declaración de renta. Resume en una hoja lo que te pagaron durante el año, lo que te descontaron para seguridad social y lo que te retuvieron a título de renta. Bien leído, te permite llenar la sección de rentas de trabajo del Formulario 210 en minutos; mal leído, es la causa de muchos errores.
Qué es el Formulario 220 y quién lo expide
El Formulario 220 es el formato oficial del certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones. Lo deben expedir:
- Los empleadores, a sus trabajadores con contrato laboral.
- Los pagadores de pensiones (fondos o entidades), a sus pensionados.
Se expide por cada año gravable y cubre los pagos hechos durante ese año. Si en el año tuviste dos empleadores, debes recibir dos certificados, uno de cada uno, y sumar ambos.
Ojo: si eres independiente o contratista por prestación de servicios, lo que recibes de tus clientes son certificados de retención en la fuente, que no siempre usan el Formulario 220. En ese caso, los ingresos los soportas con tus facturas o cuentas de cobro y los certificados de retención de cada pagador. Ver renta de independientes.
Cuándo deben entregártelo
El empleador o pagador debe expedirlo en los primeros meses del año siguiente al año certificado, dentro del plazo que fija el Gobierno en el calendario tributario. Para el año gravable 2025, el certificado debió entregarse durante 2026, antes de la temporada de declaraciones. Para el año gravable 2026, lo recibirás en 2027.
Si terminaste tu relación laboral durante el año, igual tienes derecho al certificado por el periodo trabajado. Muchas empresas lo envían por correo o lo publican en un portal de nómina.
Qué contiene el certificado
El formato puede variar levemente entre versiones, pero siempre incluye estos bloques:
| Bloque | Qué encuentras | Para qué sirve en tu declaración |
|---|---|---|
| Datos del pagador y del trabajador | Razón social, NIT, tu nombre y documento, periodo certificado | Verificar que el certificado es tuyo y del año correcto |
| Pagos laborales | Salarios, horas extras, bonificaciones, prestaciones sociales (prima, vacaciones), auxilios y otros pagos | Ingresos brutos de rentas de trabajo |
| Cesantías e intereses | Valor pagado o consignado al fondo durante el año | Ingreso de rentas de trabajo y renta exenta según tu ingreso promedio |
| Pensiones | Valor de mesadas, si el pagador es de pensiones | Cédula de pensiones |
| Aportes obligatorios | Aportes a salud y a pensión a tu cargo | Ingresos no constitutivos de renta |
| Aportes voluntarios | Aportes voluntarios a pensión y AFC/AVC, si se hicieron por nómina | Rentas exentas o ingresos no constitutivos, con límites |
| Retención en la fuente | Total retenido a título de renta en el año | Se resta del impuesto en la liquidación privada |
| Información adicional | Por ejemplo, datos de dependientes reportados para la retención | Soporte de deducciones |
Ejemplo: cómo trasladar un certificado al Formulario 210
Pedro es empleado con salario de $6.000.000 mensuales. Su certificado del año gravable 2025 muestra:
- Salarios: $72.000.000.
- Prima de servicios: $6.000.000.
- Cesantías e intereses consignados y pagados: $6.720.000.
- Aporte obligatorio a pensión: $2.880.000.
- Aporte obligatorio a salud: $2.880.000.
- Retención en la fuente practicada: $1.500.000.
Así se usa cada cifra:
- Ingresos brutos de rentas de trabajo: $72.000.000 + $6.000.000 + $6.720.000 = $84.720.000. Como supera 1.400 UVT del año gravable 2025 ($69.718.600), Pedro estaba obligado a declarar solo por ingresos.
- Ingresos no constitutivos de renta: $2.880.000 + $2.880.000 = $5.760.000.
- Cesantías exentas: su ingreso laboral mensual promedio de los últimos seis meses fue de unos $6.000.000, es decir, $6.000.000 / $49.799 = 120,5 UVT. Al estar por debajo de 350 UVT, las cesantías e intereses ($6.720.000) son 100% exentas. Más detalle en la guía de cesantías en la declaración.
- Otras rentas exentas y deducciones: luego se calcula la renta exenta del 25% y se agregan deducciones con sus soportes (dependientes, intereses de vivienda, medicina prepagada), respetando el límite del 40% y 1.340 UVT.
- Retenciones: los $1.500.000 retenidos van en la sección de retenciones de la liquidación privada y se restan del impuesto a cargo. Si el impuesto es menor que lo retenido, se genera saldo a favor.
Cómo leerlo sin equivocarte
- No confundas el total pagado con el salario neto. El certificado muestra pagos brutos; los descuentos de salud y pensión se restan después, como ingresos no constitutivos.
- No dupliques las cesantías. Se declaran en el año en que se pagan o se consignan al fondo, no al retirarlas después.
- Suma todos los certificados del año si cambiaste de empleador.
- Revisa la retención total, no la del último mes.
- Verifica el año gravable. Un error común es usar el certificado del año anterior.
Qué hacer si no te entregan el certificado
- Pídelo por escrito al área de nómina o talento humano, por correo, indicando el año gravable que necesitas.
- Si la empresa no responde, insiste con una comunicación formal. Expedirlo es una obligación del empleador o pagador.
- Mientras tanto, reconstruye la información con tus desprendibles de nómina y tu información exógena, donde aparecen los pagos y retenciones que el empleador reportó.
- Si la empresa desapareció o se niega definitivamente, puedes declarar con los soportes que tengas y guardar evidencia de tus solicitudes. Esa evidencia te sirve si luego la DIAN pregunta por diferencias.
No esperes el certificado para cumplir: el plazo de tu declaración corre igual. Si tu vencimiento del año gravable 2025 ya pasó, presenta la declaración de forma extemporánea con la mejor información disponible.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que adjuntar el certificado de ingresos y retenciones a la declaración?
No. La declaración se presenta en línea sin adjuntar documentos. Pero debes conservar el certificado como soporte, porque la DIAN puede pedírtelo mientras la declaración no esté en firme. Lo usual es guardar todos los soportes al menos durante el término de firmeza.
¿El certificado 220 sirve para independientes?
El Formulario 220 está diseñado para rentas de trabajo de empleados y para pensiones. Los independientes reciben de sus clientes certificados de retención en la fuente y soportan sus ingresos con facturas o cuentas de cobro. Ambos documentos se usan para declarar, pero se leen distinto.
¿Qué hago si el certificado tiene un error?
Pídele al empleador o pagador que lo corrija y que también corrija su reporte de información exógena, para que coincidan. Mientras tanto, declara según la realidad y conserva soportes como desprendibles de nómina y extractos que demuestren el valor correcto.
¿Si me retuvieron en la fuente, ya pagué mi impuesto de renta?
En parte. La retención es un pago anticipado del impuesto. En la declaración comparas el impuesto real del año con lo retenido: si lo retenido es mayor, tienes saldo a favor; si es menor, pagas la diferencia, más el anticipo que corresponda para el año siguiente.
¿Qué pasa si tuve dos empleadores en el mismo año?
Cada uno debe darte su certificado por el periodo trabajado. En la declaración sumas los ingresos, los aportes y las retenciones de ambos. Revisa también que la exógena refleje los dos reportes, porque es un punto donde con frecuencia aparecen diferencias.
Esta guía es informativa y se basa en el Estatuto Tributario y la normativa DIAN vigente a la fecha de actualización. No constituye asesoría tributaria individual; cada caso debe revisarlo un contador. Deklarar es un servicio privado y no está afiliado a la DIAN.